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ビジネスマナー ホウレンソウはビジネスの基本「

ホウレンソウはビジネスの基本!報告・連絡・相談のポイント

投稿日:2018年4月2日 更新日:

ビジネスマナー・ホウレンソウ・報告・連絡・相談

おはようございます!

みなさん今日も仕事頑張りましょう!

仕事を円滑に進めていくには、報告、連絡、相談。略して「ホウレンソウ」は、

ビジネスコミュニケーションの基本です。報告が遅れる、連絡が行き違う、相談せずに独断する・・・、

これらの行為は、チームワークを乱すだけでなく、重大な失敗を招くことにもつながります。

特に上司への報告は、部下の義務のひとつ。仕事の途中経過、変更、終了、結果などは、

こまめに報告しましょう。そして、経過でわからないことなどがあったら、必ず相談すること。

連絡も、こまめに行うことが大切です。周囲と情報を共有することで仲間意識をつちかえ、孤立することを避けられます。

仲間が増えることで、仕事への意識も高められるのです。常に「ホウレンソウ」を心がけて行動しましょう。

覚えておきたいビジネス用語 コンプライアンス

法令遵守の意味。法律や社会的な倫理、規範を守って行動すること。ビジネスパーソンの基本とされる。

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ホウレンソウはビジネスの基本「報告」のポイント

1,結論を簡潔に
まず「今お時間よろしいでしょうか」と確認し、上司に報告を。
内容は前もってまとめ、簡潔に結論から話はじめる。もし、うまく話せないようならメモにまとめておく

2,説明はありのままに
業務報告に個人的な感情は必要ない。客観的な事実をありのままに報告することが大事になる。
数字やデータなど、具体的な内容があるとつたわりやすく、上司にも好印象を与える。

3,自分の意見もつけ加える
報告の最後に、自分の意見を述べる。「これは私個人の意見なのですが」と前置きし、
自分の個性ややる気などをアピールすると、上司に好印象を与えられる。

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報告するタイミング

報告は、相手の都合を聞いてからが基本。ただし緊急時は、ただちに報告が必要。
電話で報告したら、帰社後もう一度口頭で伝える。状況に応じて、使い分けることが大事。

ホウレンソウはビジネスの基本「連絡」のポイント

些細なことでも早めに

受けた連絡内容は、早めに伝達することが重要。互いに連絡を取り合うことでチームワークが生まれ、
職場の活力アップとなります。特に、日程、時間のスケジュール変更などは、最優先で伝えましょう。

・電話連絡する場合
重要な内容の連絡事項に電話は適さない。どうしても必要な場合は、帰社後に口頭でも伝えると、用件は確実に伝わります。

・説明が困難な連絡
口頭では要点のみを伝え、詳細は資料などにまとめると相手に伝わりやすくなる。
連絡内容をシンプルに説明するのが基本です。

ホウレンソウはビジネスの基本「相談」のポイント「

間を置かずに上司へ
ミスやトラブルの時こそ、すぐに上司に相談しましょう。
自分勝手な判断のもとで仕事を進めることは、

会社全体に多大なる被害をもたらす可能性もあります。

相談は、部下の重要な義務と考えてよいでしょう。

・相談の前に
相手の都合を考慮することが大事であり、忙しい場合はアポイントを取る。
緊急の要件であれば時間を空けず、すぐ相談する。

・結論から簡潔に
相談でも自分の出した結論から先に述べる。説明は事実だけを話し、その際、
自分に都合が悪いことがあっても隠さずにすべて話す。

常にメモを取るくせを

上司と話す時はメモを準備しましょう。覚えられると思っていても、
時間が経つと記憶はおぼろげになります。

また「言った」「言わない」のトラブルを回避するためにも、
用件を文章に残しておくことは大切です。

5W2H
When ・・・・・いつ
Where・・・・・どこで
Who ・・・・・誰が
Why ・・・・・なぜ
What・・・・・何を
How ・・・・・どのように
Howmuch・・・どのくらい

メモは「5W2H」に
メモを取る時は、話の内容を「5W2H」にすっきりまとめる。
後でメモを見返した時に、何を話したかがわかりやすくなります。

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